¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa de servicios?

Para que una compañía pueda operar de forma eficiente y sin ningún problema legal a futuro, uno de los elementos a los que debe prestarle mayor atención es su contabilidad. Desde las grandes empresas hasta aquellas que hasta ahora están emprendiendo en el mercado, todo lo referente a la parte contable es fundamental para que puedan, no solo mantener un registro claro y transparente sobre sus ingresos, gastos y demás, sino también para monitorear el crecimiento que ha tenido su organización a lo largo del tiempo.

Con el objetivo de que puedas aprender a gestionar y ejecutar de manera adecuada el proceso contable de tu empresa de servicios, hemos destinado esta nota de Neobiza para explicarte qué elementos componen la contabilidad de una compañía y cómo funciona cada uno de ellos. ¡Toma nota y presta mucha atención!

¿Cómo estructurar la contabilidad en una empresa de servicios?

El secreto para administrar correctamente todo lo relacionado con el área contable de una empresa, gira en torno a dos elementos básicos: la práctica y el orden. La primera tiene que ver con el hecho de que la contabilidad es un aspecto sumamente delicado, en el que cualquier tipo de error que cometas tiene el potencial de convertirse en un gasto que te costará millones. Motivos como este hacen que sea primordial informarse a través de una asesoría contable y tributaria, previo a expedir documentos de carácter crítico como la declaración de impuestos mensuales, balances generales tributarios, entre otros.

Por su parte, sin el segundo elemento tampoco es posible llevar una contabilidad transparente, al día y funcional, ya que sin un orden o una estructura clara de los procesos contables, lo más probable es que, en cualquier momento, incurran en alguna equivocación. Ten en cuenta que para organizar la contabilidad de tu organización, en primer lugar, debes tener claro de qué están compuestos tus activos, tus pasivos, y cuál es el patrimonio general de tu empresa. Además, también debes procurar que tus procesos contables te permitan:

Valorar al final de cada período contable tus costes, tus activos y tus resultados.
Tomar decisiones con base en la información que te brindan tus libros contables.
Hacer un comparativo, de forma periódica, entre los objetivos comerciales trazados en un inicio y los resultados obtenidos.

De igual manera, para la agrupación y clasificación de tus costos, te sugerimos emplear un modelo en el que queden divididos según su naturaleza:

Costos relacionados con el capital humano: en este grupo debes incluir los gastos por nómina; los gastos de locomoción y dietas (retribuciones que tienes que darle a tu colaborador por los viajes y desplazamientos que haya tenido que hacer para prestar el servicio); costes por formación de tus empleados, comisiones, seguros de vida, etc.
Costos asociados a los suministros y servicios: en esta categoría debes determinar los costes por combustible, servicios públicos, contratos de arrendamiento, servicios o productos adquiridos a otras empresas y demás.
Costos de los artículos de inmovilizado material: este último espacio hace referencia a elementos como mobiliario, maquinaria, equipos, instalaciones y terrenos, etc., por lo cual, los gastos que debes incluir son aquellos relacionados con contratos de limpieza y mantenimiento, gastos por reparaciones, entre otros.

Recuerda además que toda la información que incluyas en tu contabilidad está sujeta a ser verificada por externos, especialmente por el SII. Por este motivo, es necesario que de forma periódica realices los siguientes informes contables: estado de situación financiera (también conocido como balance general), balance tributario, reporte de clientes y proveedores, libro de inventario y balance, libro mayor, estado de resultados y estado de flujo.

Consejos para llevar la contabilidad en una empresa de servicios

Sabemos que llevar la contabilidad sin tener ninguna o poca experiencia suena como una labor imposible; sin embargo, que ello no te desanime, ya que a través de la práctica y el orden, es posible que, paulatinamente, logres aprender todo lo que necesitas para mantener esta área de tu empresa en perfectas condiciones. En conjunto con ello, te sugerimos seguir estas pequeñas recomendaciones:

Registra todos los ingresos y egresos de tu compañía desde el inicio, después te será mucho más difícil recolectar la información.
Guarda una copia de todos tus recibos y facturas, de modo que siempre estés en capacidad de soportar tus transacciones.
No descuides el control de tu inventario y de tus activos, estos elementos también hacen parte de tu contabilidad.
Mantente informado respecto a las obligaciones fiscales de tu empresa; no esperes a que el Estado te genere alguna sanción.
Solicita asesoría cuando la necesites; compañías como nosotros podemos ayudarte no solo a resolver cualquier duda, sino también a gestionar tu contabilidad mientras tú aprendes.

Ahora bien, comprendemos que toda la información que te compartimos anteriormente puede parecerte un poco complicada de entender en su totalidad, especialmente si no tienes demasiada experiencia en lo relacionado con el área contable; no obstante, para ello existen empresas expertas como Neobiza. Nosotros tenemos a tu disposición un equipo completo de profesionales que te pueden brindar la asesoría que necesites respecto a cualquier tema contable o tributario. ¡Contáctanos y solicita desde ya tu asesoría contable!